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Comment facturer au temps passé (régie) : guide pratique

Agences, freelances et ESN : comprenez la facturation en régie, fixez le bon taux horaire et transformez chaque heure travaillée en facture justifiée, sans perte de temps non noté.

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Qu'est-ce que la facturation au temps passé (régie) ?

Facturer au temps passé, ou facturation en régie, consiste à facturer votre client sur la base du temps réellement travaillé, généralement à un taux horaire ou à un taux journalier (TJM). Vous ne vendez pas un livrable à prix fixe, mais votre disponibilité et votre expertise sur une période donnée.

Ce modèle est courant chez les agences, les freelances et les ESN car il colle à la réalité des missions où le périmètre évolue. Chaque heure passée sur un client, un projet ou une tâche est enregistrée, puis regroupée en fin de période pour produire une facture détaillée.

  • Unité de facturation : l'heure ou la journée (TJM).
  • Ce que paie le client : du temps de travail réel, pas un forfait figé.
  • Prérequis indispensable : un suivi du temps fiable et détaillé.

Régie ou forfait : quand choisir quoi ?

Le forfait fixe un prix global pour un périmètre défini à l'avance. Il rassure le client sur le budget mais fait porter tout le risque de dépassement sur vous. La régie facture le temps réel : le risque est partagé, à condition d'être transparent sur les heures.

En pratique, on choisit la régie quand le besoin est flou, évolutif ou exploratoire, et le forfait quand le périmètre est clair et stable. Beaucoup d'agences combinent les deux selon la phase du projet.

  • Choisir la régie : périmètre incertain, maintenance, accompagnement long, R&D.
  • Choisir le forfait : livrable bien cadré, cahier des charges figé, client sensible au prix total.
  • Astuce : proposer un plafond d'heures en régie pour rassurer sans perdre la souplesse.

Comment fixer son taux horaire ou son TJM ?

Un bon taux ne se devine pas : il se calcule. Partez de votre revenu annuel cible, ajoutez vos charges (outils, cotisations, locaux, congés, formation), puis divisez par le nombre d'heures réellement facturables dans l'année. Ce chiffre est votre plancher.

Ajustez ensuite selon la valeur perçue, votre spécialisation et le marché. Une expertise rare ou un enjeu fort pour le client justifient un taux plus élevé qu'une simple facturation au coût de revient.

  • Calculez d'abord votre coût de revient horaire, puis ajoutez votre marge.
  • N'oubliez pas les heures non facturables : prospection, administratif, formation.
  • Révisez votre taux au moins une fois par an et à chaque montée en compétence.

Bien suivre son temps, par client et par projet

La régie ne vaut que si le suivi est rigoureux. L'erreur classique est de reconstituer ses heures de mémoire en fin de mois : on sous-estime toujours, et on perd du temps facturable. Le bon réflexe est de chronométrer au fil de l'eau, tâche par tâche.

Structurez vos entrées par Client, puis par Projet, puis par Libellé de tâche. C'est exactement la logique de Rytmely, qui organise chaque saisie selon Client puis Projet puis Libellé, pour retrouver instantanément le temps passé sur chaque poste.

  • Démarrez un chrono dès le début d'une tâche, arrêtez-le en fin de tâche.
  • Rangez chaque heure sous le bon client, le bon projet et le bon libellé.
  • Distinguez le temps facturable du temps non facturable dès la saisie.

Transformer le temps suivi en facture

Une facture en régie doit être vérifiable par le client. Joignez un relevé d'heures détaillé indiquant, pour chaque ligne, la date, le projet, la tâche et la durée. Cette transparence réduit les litiges et accélère les paiements.

Concrètement, vous exportez votre temps facturable sur la période, vous le regroupez par projet, puis vous appliquez votre taux. Avec Rytmely, le temps facturable s'exporte en CSV ou JSON, prêt à être annexé à la facture ou importé dans votre outil de facturation.

  • Fournissez toujours un justificatif détaillé, pas seulement un total.
  • Regroupez par projet ou par phase pour une lecture claire côté client.
  • Exportez (CSV/JSON) pour éviter les ressaisies et les erreurs de recopie.

Les erreurs à éviter (temps non noté = perte)

Chaque heure oubliée est une heure non facturée, donc du chiffre d'affaires perdu. Sur un mois, quelques minutes non notées par jour représentent facilement une journée entière de travail offerte gratuitement.

Les autres pièges classiques : mélanger le temps de plusieurs clients, négliger les petites tâches (mails, appels, réunions), ou attendre trop longtemps avant de facturer. Un suivi immédiat et régulier protège votre trésorerie.

  • Ne reconstituez jamais vos heures de mémoire en fin de mois.
  • Notez aussi les micro-tâches : elles s'additionnent vite.
  • Facturez à intervalle régulier pour lisser votre trésorerie et limiter les oublis.

// FAQ

Questions fréquentes

Ne laissez plus filer vos heures facturables

Suivez votre temps par client et par projet, puis exportez-le en un clic pour facturer sans rien oublier. Hébergement en Europe, conforme au RGPD.

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